›› Книги ›› Научные книги ›› Техника и методика обеспечения сохранности архивных документов на различных носителях



Техника и методика обеспечения сохранности архивных документов на различных носителях. Материалы заседания Российско-Китайского круглого стола. – Хабаровск : Издательский дом «Частная коллекция», 2008. – 104 с., с ил.

Содержание:

Предисловие


Химина Н.И. Вопросы световой безопасности и сохранности текстов документов при проведении различных видов архивных работ

Дун Цян. Реставрация и защита бумажных архивных документов в Китае

Белякова О.А. Обеспечение сохранности документов на пленочных носителях и проблема «уксусного синдрома»

Сунь Ган. Технические способы спасения архивных документов, подвергшихся действию воды

Минюк А.И. Обеспечение сохранности архивных документов в процессе их использования

Чжао Цун. Исследования способов систематизированной оценки результатов защиты пораженных плесенью негативов

Никишина Е.В. Современные проблемы создания и сохранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов

Шэнь Гочжен. Выбор и хранение архивированных дисков для электронных документов

Химина Н.И. Электронные документы как объекты архивного хранения

Щапова Е.Н. Обеспечение сохранности документов при организации их использования в областном государственном учреждении «Государственный архив Иркутской области»

Сунь Ган, начальник департамента архивов и ведомственных архивов Государственного архивного управления КНР

Технические способы спасения архивных документов,
подвергшихся действию воды

Китай является государством, где часто возникают природные стихийные бедствия, а паводки и наводнения – это такие бедствия, которые затрагивают обширные территории и сферы. После возникновения паводков там, где наблюдаются сравнительно плохие условия хранения архивных документов, архивы могут быть затоплены, залиты дождем и подвергнуты сырости. Кроме этого, после возникновения таких стихийных бедствий, как тайфун, землетрясение, пожар, архивы тоже могут пострадать от действия воды. Но если своевременно принять меры для их спасения и использовать надлежащие методы, то можно будет свести ущерб к минимуму.

Бумага в основном состоит из волокон растений. Содержащаяся в ней целлюлоза характеризуется малой степенью полимеризации, короткой молекулярной цепью, слабостью противостояния действиям кислот и щелочей, легкой растворимостью в воде; при контакте с водой быстро начинается гидролизная реакция, в результате чего происходит разрыв целлюлозы, и она становится легко разрушаемой. Быстро блекнут и исчезают записи, выполненные непрочной пишущей краской. Со временем в условиях высокой температуры и высокой влажности может также появиться плесень. Поэтому ключ к спасению пострадавших от воды документов – это скорейшее удаление из бумаги излишней влаги. Основными способами этого являются:


1. Метод низкотемпературной заморозки.

Метод низкотемпературной заморозки использует принцип, когда относительная влажность остается неизменной, температура воздуха и насыщенная влажность составляют прямую пропорцию. Это один из способов спасения путем сушки бумаги. Здесь основное требование – строгий контроль за температурой воздуха в помещении. После удаления как можно большего количества воды с бумажного носителя необходимо положить его в морозильную камеру с температурой от минус 18 до 200 на срок не менее 24 часов, затем повысить температуру до плюс 4–60, можно также поместить архивные тома на нижнюю полку холодильника типа «ноу-фрост» при той же температуре для сушки, довести влажность бумаги до примерно 7%. Весь процесс требует около 6 дней.

Этот способ спасения позволяет бумаге быстро сохнуть, не склеиваться, уничтожает вредителей и бактерий, к тому же низка его себестоимость, он прост в исполнении, пользуется широким применением.


2. Метод устранения влаги с помощью сушильной машины.

При этом методе сушки используется принцип выделения и устранения влаги из воздуха путем конденсации с помощью сушильной машины. Содержащаяся в документах, подвергшихся действию воды, влага постепенно выпускается в воздух – таким образом достигается цель устранения влаги и сушки. Конкретно это делается так: сначала нужно убрать как можно больше влаги с намокших документов, установить их вертикально на проветриваемые со всех сторон полки, при этом листы архивного документа должны быть, по мере возможности, раскрыты, еще лучше – проложить между страницами и разделительными слоями влаговпитывающую бумагу, затем установить все это в небольшом по площади и с хорошими условиями герметизации помещении, включить сушильную машину. Если одновременно использовать несколько сушильных машин, то результат будет еще лучше. В то же время надо принять меры для повышения температуры в помещении, но не выше 400. Со временем содержание влаги в бумажных документах постепенно уменьшается, и когда оно составит безопасную норму (6–8%), следует прекратить устранение влаги. Такой способ спасения позволит архивной бумаге сохранить определенную упругость при сгибе, не мяться и не скручиваться. К тому же этот способ прост и удобен, он может быть широко использован.


3. Методы сушки путем нагрева.

Метод сушки путем нагрева делится на три вида:


3.1. Метод сушки с использованием отопительных труб. Особенностью этого метода является то, что с помощью тепла, полученного в результате циркуляции горячей воды или пара по отопительным трубам, устраняется излишняя влага из бумаги. Конкретные требования таковы: сначала стряхнуть всю воду с документов, чтобы с них не капало, затем разложить их в сушильном помещении. В сушильном помещении на расстоянии 10 см от пола горизонтально уложены отопительные трубы, через которые проходит горячий пар; необходимо положить на трубы разделительные доски и установить стеллажи, а на них положить намокший документ. Между слоями должно быть определенное расстояние, чтобы каждый слой нагревался равномерно и вода испарялась одновременно. Помещение должно быть герметично закрыто и сохранять тепло, в нем не должно быть света. На одной стене на высоте 1,6 м от пола должно быть сделано отверстие размером 30 х 30 см для наблюдения за термометром и влагомером, на крыше – люк размером 60 х 60 см. Следует контролировать температуру в помещении в пределах плюс 40–450, чтобы влага из бумаги испарялась постепенно. При достижении температуры в помещении плюс 450 открыть верхний люк и быстро выпустить пар; а когда температура в помещении снизится до 400, закрыть люк, чтобы температура вновь повышалась для испарения оставшейся в бумаге влаги. Такой повторяющийся цикл «повышение температуры – выпуск пара – повторное повышение температуры – повторный выпуск пара и т.д.», как правило, требует до 3 дней работы. Данный метод сушки имеет такое преимущество: позволяет сушить документы большими партиями, имеет высокую отдачу, предотвращает появление вредителей и возникновение плесени. Опыты показывают, что при надлежащем контроле за температурой этот метод не оказывает какого-либо большого влияния на бумагу и следы письма на ней. Метод используется в случае экстренной надобности и дает быстрый эффект.


3.2. Метод сушки с помощью дальних инфракрасных излучений. Промоченные водой документы устанавливаются на доски или стеллажи в инфракрасной сушильной камере, при этом они должны находиться на определенном расстоянии от генератора инфракрасного излучения. Сначала нужно повысить температуру в камере до 600, через 1 час вода в документе начнет испаряться, затем искусственно понизить температуру, постепенно доведя ее до 400 и сохраняя неизменной. Как правило, для того чтобы довести содержание влаги в архивах до нормы, потребуется около 50 часов. Во время сушки нужно обращать внимание на своевременную замену воздуха и выпуск пара. Когда содержание влаги в документе достигнет 15%, его необходимо расправить и ровно прижать. Дальние инфракрасные излучения дают сравнительно высокую тепловую энергию. Использование такого метода для спасения поврежденных водой архивных документов позволяет добиваться равномерного нагрева, уменьшает деформацию, отличается быстротой и хорошей отдачей.


3.3. Метод микроволновой сушки. При микроволновой сушке не используется кондукция тепла; СВЧ-генератор вырабатывает микроволны, колебания которых преобразуются в тепловую энергию, к тому же микроволны имею сильную проницаемость. В процессе нагрева самой среды влага испаряется, и достигается эффект быстрой сушки. В 1987 году микроволновый сушильный аппарат стал использоваться в Германии; научно-исследовательский институт Государственного архивного управления в опытном порядке использовал микроволновый прибор для сушки документов и добился прекрасных результатов. Архив провинции Хунань проводил испытания с использованием микроволнового аппарата по уничтожению бактерий и вредителей. Затопленные водой архивные документы толщиной в 1,5 см после удаления сверху воды были помещены в микроволновый аппарат. После каждой 4-минутной сушки документы вынимались на 5 минут для охлаждения и удаления водного пара, так повторялось 18 раз продолжительностью 72 минуты, и достигалась цель сушки. Одновременно с этим уничтожались плесень и вредители. Опыты показали, что это действительно один из способов быстрой сушки затопленных водой архивных документов. Однако при использовании этого метода обязательно нужно удалить все металлические крепежные изделия, строго соблюдать инструкции и правила работы.


3.4. Метод естественного уменьшения сырости. Метод естественного уменьшения сырости представляет собой традиционный способ спасения архивов, при котором производится их естественная сушка на воздухе. Этот метод не требует приборов и оборудования, не требует больших затрат и тем не менее имеет определенную научную основу. Сначала необходимо удалить с поверхности документов всю воду, затем разложить их в хорошо проветриваемом и сравнительно большом по площади помещении.

Архивные документы сначала разложить горизонтально, затем, когда они высушатся до определенной степени, установить их вертикально. При большом количестве документов в одном томе надо подумать над их разделением. В процессе естественной сушки необходимо ежедневно переворачивать архивные документы не менее двух раз. Переворачивать нужно осторожно по месту сшивания, либо с лицевой стороны на изнаночную, либо с изнаночной стороны на лицевую. Можно также использовать вентиляторы для усиления циркуляции воздуха с целью повышения эффекта сушки. Спасение испорченных водой документов методом естественного уменьшения влаги требует длительного времени, бумага может покоробиться и заплесневеть, записи могут поблекнуть и исчезнуть. Поэтому этот метод применим только тогда, когда нет подходящего оборудования. Но, как бы то ни было, в работе по спасению испорченных водой архивных документов данный метод все-таки играет достаточно важную роль.


Какой бы метод спасения архивов ни применялся, при любом из них не обойтись без очистки от грязи, разделения страниц, устранения плесени, восстановления формы, дезинфекции. Эти пять основных рабочих процедур взаимосвязаны и отличаются одна от другой. Не только нельзя заменять одну другой, но и нельзя менять очередность выполнения, а также нельзя самовольно отменять некоторые из них. Ибо в этом случае может быть весьма скромный результат при большой затрате сил, даже может быть упущено время, могут возникнуть серьезные последствия.


Первый шаг – очистка от грязи. На обложках документов, намокших в паводковой воде, независимо от срока пребывания их в воде, в той или иной степени остается грязь, притом это, в основном, глина. При спасении таких документов необходимо в первую очередь очистить их от грязи. Если спешить с результатами, т.е.: сначала устранять влагу, а затем очищать от грязи, то возникнут трудности при очистке, и результат будет далеко не лучший.

Способ очистки от грязи и глины таков: чисто смыть водой запачканные грязью и глиной места архивных документов, когда они еще находятся во влажном состоянии. Факты доказывают, что результаты таких действий не только не влияют на темпы спасения документов, но и в какой-то мере усиливают отдачу. Если грязь и глина уже засохли, то можно легонько стереть их волосяной щеткой. Грязные пятна и следы от грязи на обложках можно удалить с помощью бритвы.


Второй шаг – разделение страниц. При изготовлении бумаги используется клей, и после соприкосновения с водой страницы могут склеиться, поэтому после устранения влаги, как правило, требуется операция по разделению страниц. В этой работе тоже нужен научный подход. Когда бумага слишком влажная, она может быть порвана, к тому же страницы могут вновь слипнуться; когда бумага слишком сухая, существует опасность порыва. В ходе изучения и опытным путем мы выявили такую закономерность: самый лучший результат разделения страниц достигается тогда, когда влажность бумаги составляет примерно 30%, так как в этом случае бумага не сухая и не влажная, разделение страниц происходит безопасно и успешно, и результат может быть достигнут за один раз. Если, допустим, мы перепутали порядок работы, сначала стали разделять страницы, а затем – удалять влагу, то результат нетрудно предположить.

Следует обращать внимание на разделение страниц: осторожно приподнять правый верхний или правый нижний угол листа, затем маленькой палочкой отодвинуть страницу, не прилагая больших усилий и не спеша.


Третий шаг – устранение плесени. Некоторые не спасенные своевременно документы и документы, в отношении которых хотя и принимались меры спасения, из-за длительной сушки или иных причин, легко могут заразиться плесенью. Вещество обмена плесневого грибка образует кислый фермент, который склеивает бумагу. С течением времени бумага разлагается, к тому же не только зараженная плесенью страница, но и соседние страницы. В серьезных случаях документ может стать залежалым и превратиться в «кирпич», что уже непосредственно угрожает безопасности и «продолжительности жизни» архивных документов. Устранение плесени – это одно из важных звеньев в работе по спасению испорченных водой архивов. Плесень можно устранять как до удаления влаги, так и после него. До удаления влаги уже заплесневевший документ может быть промыт дистиллированной водой. Дистиллированная вода способствует удалению с бумаги легкорастворимых веществ и некоторых летучих кислот, а также позволяет уменьшить количество водяных пятен и устранить неровности бумаги. Можно также чисто промыть дезинфицирующей жидкостью № 84, составленной в пропорции 1:500. Документы, на которых появилась плесень после удаления влаги, могут быть обработаны тампоном ваты, смоченным 99-процентным медицинским спиртом, так как пятна плесени легко растворяются в спирте, под его действием разрыхляются. Другой способ устранения плесени – это поместить заплесневевшие документы в небольшое хорошо закрытое помещение, произвести их «окуривание» 20-процентным раствором формалина из расчета 300 мл на 1 куб. м помещения.


Четвертый шаг – восстановление формы. Испорченные водой документы после спасения, как правило, становятся неровными, помятыми и бесформенными. Особенно это происходит со спасенными документами, подвергшимися естественному удалению влаги и сушке путем нагрева в сезон высоких наружных температур, такие документы выглядят рыхлыми. Документы в виде различных графиков и отчетов становятся похожими на раскрытые ручные гармони или веера. Если не принимать своевременно мер для восстановления формы, то это не только повлияет на эстетичный вид документов, но и могут быть проблемы с их сшиванием. При восстановлении формы также надо учитывать степень сухости и влажности бумаги. Идеальный способ: когда содержание влаги в бумаге достигнет 10–15%, документы нужно сложить стопкой и положить под пресс на время до 4 часов, после удаления пресса листы документа становятся ровными и гладкими, в большинстве случаев можно восстановить прежнюю форму документов.


Пятый шаг – дезинфекция. Дезинфекция является последней и непременной операцией в процессе спасения поврежденных водой документов. Дезинфекция включает в себя два момента: а) дезинфекция самих документов; б) дезинфекция шкафов, ящиков и помещений для хранения документов. Нельзя исключать ни один из этих моментов, иначе все усилия будут напрасны. Эффективный способ дезинфекции документов таков: поместить документы в дезинфекционное помещение, приготовить раствор формалина из расчета 150 мл на 1 куб. м помещения и залить его в алюминиевую, железную или фарфоровую посуду в виде бака, затем добавить по весу столько же горячей воды или осуществить подогрев снизу самой посуды. Через 48 часов «окуривания» будут уничтожены все вредители. Температура в дезинфекционном помещении должна быть выше 200, относительная влажность – ниже 70%, иначе результат не будет достигнут. Дезинфекцию шкафов, ящиков и помещений для хранения архивов можно вести одновременно. Способы таковы: разбрызгать по стенкам шкафов, ящиков и помещений для хранения архивных документов дезинфицирующую жидкость, разработанную архивным управлением провинции Хунань и заводом биохимических изделий института фармакологии провинции Хунань; произвести «окуривание» препаратом «горячая вода + формальдегид + марганцовокислый калий в пропорции 2:2:1; произвести «окуривание» с помощью фосфорного алюминия из расчета 6–9 грамм таблеток на 1 куб. м, но не больше 100 грамм, или 4–6 грамм порошка на 1 куб. м, но не больше 60 грамм. Вырабатываемый этим препаратом газ фосфороводорода очень токсичен, сильно проникаем, имеет большую диффузионность, слабую адсорбцию и быстроту реакции, он может на 100 % уничтожать молодых и взрослых особей вредителей. Но из-за сильной токсичности, длительного остаточного действия при работе с этим препаратом нужно обращать особое внимание на герметичность и личную защиту. После 3 дней «окуривания» следует в течение 3 дней произвести проветривание помещения, и только после этого в него можно входить. Применяя этот способ, надо учитывать требования по защите окружающей среды, использовать этот способ только в тех хранилищах, если вокруг них на 30 метров нет жилых районов; промыть шкафы, ящики и помещение для хранения архивов известковой водой. Промытые таким образом ящики и шкафы можно выставить на солнце для просушки, а в самом помещении рассыпать еще сырую известь для сухой дезинфекции, которую через 3 дня надо убрать. Как правило, затопленные паводковыми водами хранилища после ухода воды не могут дальше использоваться, их надо заново побелить, а намокшие документы без обработки нельзя помещать в хранилища, их нужно держать отдельно во избежание повреждения вредителями и плесенью других хранящихся там документов.


Затвердевшие и ставшие как «кирпич» документы для восстановления первоначальной формы должны пройти специальную обработку. Многократные опыты показывают, что в этом случае конкретные способы восстановления состоят из четырех шагов: обработка паром, увлажнение, разделение страниц, склеивание (реставрация).


Первое – обработка паром. Положить затвердевшие документы в котел с водой для сухой обработки паром. Если документов много, то можно подумать над использованием специальной пароварки или иного аналогичного оборудования. Перед обработкой паром надо удалить обложки и нити сшивания. Существуют две цели сухой обработки паром: дезинфекция и уничтожение бактерий; расслабление внутренней части «кирпича». Затвердевание документа и превращение его в «кирпич» вызваны, главным образом, склеивающим действием веществ обмена бактерии плесени, но документ отнюдь не становится твердым как кусок железа, в нем имеются щели и пустоты. Эти щели и пустоты создают определенную внешнюю среду для существования и роста вредителей и бактерий плесени, при подходящей температуре вредители и бактерии начинают неудержимо расти и размножаться. Для спасения таких документов необходимо в первую очередь взяться за уничтожение вредителей и бактерий, в противном случае может быть нанесен серьезный вред человеку. Чтобы уничтожить этих вредителей и бактерий, обычного способа «окуривания» недостаточно, ибо таким способом трудно добиться эффекта проникновения снаружи вовнутрь зараженного документа.

Поэтому единственный способ – это завертывание документа в материю и его сухая обработка паром. «Кирпич» под действием водяного пара нагревается и одновременно уничтожает всех вредителей и бак-терий. Время такой обработки – не менее 3 часов. С помощью микроскопа или иного оборудования можно наблюдать за процессом гибели вредителей и бактерий. Обработанный сухим паром «кирпич» становится немножко разбухшим, что говорит о размягчении его внутренней части. И именно такой результат нам нужен.


Второе – увлажнение. Здесь необходимо использовать пульверизатор или паровой утюг и с дальнего расстояния со всех углов опрыскать документ. Количества воды не должно быть много, ибо в противном случае можно вновь испортить бумагу и записи на ней, достаточно довести влажность до 40%. Увлажненный таким образом документ выглядит как бы мокрым снаружи и сухим внутри, поэтому его еще надо положить в темное и прохладное место, чтобы влага просочилась вовнутрь, а излишня влага на поверхности испарилась, добиваясь в основном сбалансированности влаги на поверхности и внутри документа. Примерно через 4 часа «кирпич» из твердого становится мягким, это свидетельствует о его качественном изменении.


Третье – разделение страниц. Документ после увлажнения следует разделить по страницам. О способе разделения страниц уже говорилось выше. Рулонные страницы следует разделять с середины. С помощью маленькой палочки сделать небольшую щель, вставить туда вязальную спицу или палочку для еды и легонько и без усилий поворачивать рулон. В этой работе нельзя спешить. Если все будет выполнено как надо, то и результаты будут идеальными.


Четвертое – склеивание. В соответствии с определенной технологией необходимо вести склеивание (реставрацию) испорченного документа с разделенными страницами. Так как разрушение превратившегося в так называемый «кирпич» документа намного серьезнее, чем разрушение обычного документа, поэтому его склеивание представляет большую трудность, в этой работе требуется терпение и аккуратность. В отношении документов из застаревшей бумаги можно использовать только сухую подкладку и ни в коем случае мокрую. Реставрировать и склеивать архивные документы с двусторонними записями следует с помощью технологии закрепления путем применения сеточной пленки. Если нет таких условий, то можно также использовать в качестве двусторонних подкладок многоволокнистую, тонкую и прозрачную слюдяную бумагу или же бумагу для объективов, либо машинописную бумагу. Если бумага слишком узкая, то необходимо расширить ее за счет окантовки с целью достижения установленных размеров, а излишнюю бумагу-подкладку обрезать. Помятые и деформированные документы нужно немного увлажнить и расправить под прессом.

Кроме этого, также следует применять различные способы реставрации документов, у которых поблекли или исчезли записи и которые должны длительно храниться.


Способы спасения фотодокументов.

Основным носителем фотодокумента является светочувствительный материал. Так как подложка отталкивает воду, а эмульсионный препарат из солей серебра притягивает ее, то эмульсионный слой легко впитывает воду и расширяется. Действие воды на гидролиз красителя и окислительно-восстановитель-ную реакцию весьма заметно. Что касается фотослоя пленки, то высокая влажность вредна для него еще больше, чем высокая температура. Как правило, из-за всасывания воды желатином, его набухания или растворения повреждается фотоэмульсионный слой. Особенно сильно разрушается этот слой, если пленка находилась в воде. Может не только происходить отделение эмульсионного слоя от основания, но и происходить смещение частиц серебра, в результате чего на пленке образуются пятна окиси и ускоряется загрязнение от остатков гипосульфата, а также может возникать «уксусный синдром»; перекись, которая распространяет вредные газы, окисляет фотосеребро, частицы серебра перемещаются и выпадают в осадок, в результате чего фотографический слой блекнет и теряет свои качества.

Для того чтобы не допустить этого, необходимо в первую очередь быстро очистить пленку от грязи, затем положить ее на 5 минут в моющий раствор, состоящий из 100 мл 3-процентной перекиси водорода, 100 мл 3-процентной аммиачной воды и 1000 мл воды, после чего промыть чистой водой в течение 5 минут, а затем провести сушку методом, который используется при обработке фотопленки и фотокарточки. Склеенные между собой фотокарточки и фотопленки должны быть разделены во время промывания.

Вода может вызвать заплесневение клеящего препарата магнитного слоя, вспомогательного препарата и других высокомолекулярных органических веществ. Пятна от следов плесени делают поверхность магнитного слоя грубой и неровной, что сказывается на целостности электромагнитного обмена магнитной среды, а в серьезных случаях может разлагать магнитный слой путем брожения. При спасении необходимо сначала с помощью мягкой волосяной щетки счистить следы от воды. Основное требование здесь – не допустить отделения магнитного порошка и порчи основания ленты и кассеты. После очищения необходимо положить ее в герметичное помещение при температуре ниже 200 и с помощью машины по удалению влаги удалить излишнюю влагу, затем положить в помещение с температурой плюс 14–240 и относительной влажностью 30–50% и хранить в темном месте. Промоченные водой мягкие диски могут быть отреставрированы только путем копирования на новый диск.

Подводя итоги вышесказанному, можно отметить, что вредное воздействие воды на архивные документы является многосторонним, но и методы спасения поврежденных водой архивных документов также являются разнообразными и эффективными, их научность доказана практикой. Мы уверены, что вслед за постоянным развитием науки и техники методы спасения поврежденных водой документов будут принимать все более систематизированный, научный и современный характер.







© Полная или частичная перепечатка материалов или размещение их в сети Интернет
допускается только с письменного разрешения редакции и со ссылкой
на издательский дом "Частная коллекция"